Who / What / When Matrix

Typische Dauer:: 15m

Jedes Meeting mit glasklarer Verantwortlichkeit abschließen, indem jedem Aktionspunkt eine Person, eine Aufgabe und eine Frist zugewiesen wird.

Zweck

Die Who / What / When Matrix ist eine einfache Abschlussübung, die Diskussionsergebnisse in verbindliche Zusagen umwandelt. Durch die explizite Benennung, wer was bis wann tut, verlassen Teams jedes Meeting mit einer gemeinsamen, eindeutigen Aktionsliste.

Auf einen Blick

Gruppengröße: 3–20
Dauer: 15 Minuten
Schwierigkeit: Einsteiger
Moderationsstil: Strukturierter Abschluss
Setting: Vor Ort oder virtuell

Ablauf

Matrix zeichnen (1 Min). Drei Spalten auf einem Whiteboard oder geteilten Dokument: Wer, Was, Wann.
Aktionen ernten (5 Min). Die Ergebnisse der Session überprüfen. Für jeden Aktionspunkt fragen: „Wer ist verantwortlich? Was genau muss passieren? Bis wann?“
Zusagen bestätigen (5 Min). Jede Zeile laut vorlesen. Die genannte Person bestätigt oder verhandelt die Frist.
Verteilen (2 Min). Die Matrix fotografieren oder das Dokument teilen. Sicherstellen, dass alle eine Kopie haben.
Follow-up festlegen (2 Min). Vereinbaren, wann und wie die Gruppe den Fortschritt prüft.

Material

Whiteboard, Flipchart oder geteiltes digitales Dokument
Marker

Stolperfallen & häufige Fehler

Vage „Was“-Einträge. „X nachverfolgen“ ist zu vage. Auf konkrete Lieferergebnisse bestehen.
Keine Fristen. Eine Aktion ohne Datum ist ein Wunsch. Jede Zeile braucht ein „Wann“.
Abwesende Personen zuweisen. Nie jemanden verpflichten, der nicht im Raum ist, ohne dessen explizite Zustimmung.

Inklusion & Barrierefreiheit

Jede Zeile laut vorlesen, damit alle Teilnehmenden bestätigen können.
Die finale Matrix in einem textbasierten Format senden (nicht nur als Foto) für Screenreader-Kompatibilität.
Menschen sich freiwillig melden lassen statt sie zuzuweisen, wenn die Kultur dies unterstützt.

Varianten

RACI-Erweiterung: Eine vierte Spalte für „Informiert“ hinzufügen.
Ampel-Review: Beim nächsten Meeting jede Zeile grün/gelb/rot für Status markieren.
Digital-first: Ein Projektmanagement-Tool (Trello, Asana, Linear) direkt während der Übung nutzen.

Wann NICHT einsetzen

Wenn das Meeting rein informativ war und keine Aktionen zuzuweisen sind.
Wenn ein ausgefeilterer Projektmanagement-Prozess bereits existiert und dies eine Dopplung wäre.

Quelle & Weiterlesen

Gray, D., Brown, S., & Macanufo, J. (2010). *Gamestorming.* O’Reilly Media.
Lencioni, P. (2004). *Death by Meeting.* Jossey-Bass.

Aus den Bausteinen eine Agenda machen

Leg den Tag an, zieh die Blöcke in die Reihenfolge, die dir vorschwebt, und lass die Zeiten sich selbst ausrechnen. Oder beschreib deiner KI, was du vorhast, und lass sie den ersten Entwurf schreiben.

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